Centros Administrativos

Centro Administrativo de Manila

El Centro Administrativo de Manila es un centro de gestión global de la OIM localizado en Filipinas que ofrece toda una gama de servicios administrativos que abarcan principalmente los recursos humanos, las finanzas, las adquisiciones, las comunicaciones en línea y la tecnología de información.

La Unidad de Adquisiciones para el Terreno presta asistencia a fin de satisfacer las necesidades operacionales y de oficina en las siguientes esferas: a) apoyo técnico y recomendaciones relativas a los procesos de adquisición para las Oficinas exteriores de la OIM; b) evaluación y aprobación de los documentos referentes a las adquisiciones; c) compra de suministros y entrega de bienes y servicios de manera puntual, eficaz, conveniente y transparente; y d) gestión de bienes y mantenimiento de acuerdos con vendedores a escala mundial. Esta Unidad aplica y promueve las mejores prácticas en materia de adquisiciones conforme a lo establecido en las políticas de adquisiciones para el terreno. También se ocupa de cerciorarse de la calidad y seguridad de los bienes y servicios a través de los controles adecuados y de la documentación correspondiente.

La Unidad de Apoyo Global en materia de Migración y Salud ofrece servicios de apoyo global a las Oficinas exteriores, la Sede y los donantes de la OIM en materia de administración y finanzas, estadísticas, presentación de informes, investigación, informática de la salud y gestión del saber a fin de facilitar el monitoreo, la homogeneización, la eficacia y la calidad de los programas de migración y salud a nivel mundial.

El Centro de Servicios de Tecnología de Información y Comunicaciones consolida el apoyo a la Organización en la materia mediante la prestación de servicios 24 horas al día y 7 días a la semana, y
ofrece al personal de la OIM los instrumentos y tecnologías necesarios para llevar a cabo su trabajo eficazmente. Este Centro de Servicios hace las veces de punto focal para las Oficinas exteriores de la OIM en lo referente al suministro y apoyo en tecnología de información y comunicaciones. También define las normas y soluciones en ese ámbito y facilita el desarrollo y apoyo de PRISM y otras aplicaciones tales como la Aplicación para la Gestión de Migrantes y Sistemas Operativos (MiMOSA) y el Registro Global para la Emisión de Pasajes de compañías aéreas (iGATOR).

La Unidad de Administración de Pensiones de la OIM se ocupa de todo lo referente a la Caja Común de Pensiones del Personal de las Naciones Unidas (UNJSPF). Además, hace las veces de punto focal para la UNJSPF, Oficinas exteriores y miembros del personal de la OIM que participan en dicha Caja. Esta Unidad también se encarga de la inscripción, tramitación de documentos, seguimiento de datos, presentación de informes e interpretación de las normas y reglamentos de la UNJSPF. Asimismo, hace las veces de secretaría del Comité de Pensiones del Personal.

Los Servicios Financieros de Manila, integrados por las diversas unidades que se enumeran a continuación, apoyan la gestión financiera global de las Oficinas exteriores de la OIM, en materia de contabilidad, presupuestos y tesorería.

  • La Unidad de Apoyo Contable Centralizado presta asistencia en la preparación de informes sobre la gestión financiera y otros que se presentan a donantes y también sobre el cierre de cuentas mensual y al final del ejercicio; examina las cuentas por cobrar y las cuentas de ingresos; tramita las solicitudes de reembolso de gastos de viaje; efectúa las conciliaciones bancarias; y se ocupa de la presentación de informes y de la facturación de los pagarés del Canadá.
  • La Unidad de Apoyo en materia de Presupuestos en Manila avala las evaluaciones de financiamiento de proyectos, gestiona los emolumentos de fin de contrato anuales e incorpora los datos presupuestarios de proyectos en PRISM. Asimismo, ofrece apoyo al Centro Administrativo de Manila y a los proyectos administrados en Manila, en lo referente a la presentación de informes presupuestarios y financieros.
  • La Unidad de Apoyo en materia de Tesorería en Manila tramita los pagos y las solicitudes de financiamiento de las Oficinas exteriores, así como las solicitudes de reembolso de líneas aéreas y de carácter médico, facilita la transferencia de pagos para la planilla del personal internacional a nivel mundial, prepara resúmenes de los saldos bancarios cotidianos, mantiene una base de datos sobre todas las cuentas bancarias de la OIM y tramita todos los pagos para las operaciones en Filipinas.
  • El Equipo de Apoyo Central a PRISM gestiona todos los datos centralizados en PRISM, en estrecha colaboración con la División de Contabilidad. Además, se cerciora de la coherencia y exactitud de los datos centralizados a fin de facilitar la presentación de informes financieros generales y específicos.
  • La Unidad de Monitoreo de Proyectos ofrece apoyo en materia de finanzas, presupuestos, análisis de presentación de informes sobre proyectos y programas globales específicos en lo referente al reasentamiento en los Estados Unidos de América, migración y salud, seguridad del personal, lucha contra la trata de personas y Fondo de la OIM para el Desarrollo.
  • La Unidad de Apoyo en materia de Contabilidad Regional se encarga de validar las cuentas de las Oficinas exteriores, de reconciliaciones bancarias, de la revisión y aprobación de los informes financieros de donantes y la revisión de planillas de pago; también presta asistencia en la coordinación del cierre de proyectos y ofrece asesoramiento contable y apoyo en materia de auditoría a las Oficinas exteriores, según se requiera.

La Unidad de Gestión de Recursos Humanos de Manila ofrece apoyo administrativo en materia de recursos humanos a todo el personal internacional (funcionarios) y al personal de Servicios Generales (empleados) en la Sede. Tiene a su cargo el proceso de contratación, la gestión del personal y la planilla de pagos de todos los funcionarios y personal de Servicios Generales en la Sede y del suministro de servicios administrativos relativos a los seguros de salud y otros.

La Unidad de Apoyo en materia de Traslados, compuesta de una sección de pago de facturas de líneas aéreas y de otra de datos y estadísticas, tiene a su cargo el mantenimiento del sitio de apoyo en materia de traslados, que sirve de punto de referencia para todo el personal de operaciones en el mundo, encargándose del pago expedito de las facturas de las líneas aéreas, monitoreo de reembolsos, detección de discrepancias resultantes de pasajes no utilizados, etc. Asimismo, acopia las estadísticas de traslados de las Oficinas exteriores y examina la conveniencia de los sistemas de traslados y migración existentes.

La Unidad de Investigación y Publicaciones apoya la producción de las principales publicaciones de la OIM al prestar servicios de edición, configuración y diseño de portadas; coordinar con imprentas; distribuir publicaciones a las Oficinas exteriores; enviar alertas electrónicas sobre nueva publicaciones; gestionar la página de publicaciones que se halla en Internet; así como administrar la librería en línea en el sitio web de la OIM.

La Unidad de Seguridad del Personal trabaja en estrecha colaboración con el UNDSS y su sistema de gestión de la seguridad y otros interlocutores del ámbito de seguridad. Monitorea y ofrece asesoramiento directo sobre cuestiones que incumben a la seguridad del personal de la OIM y de sus Oficinas a nivel mundial, a la protección de bienes u otra cuestión conexa que pudiera afectar negativamente la reputación de la Organización.

La antigua Unidad de Internet, Intranet y Gestión de Material Digital se ha reestructurado de la siguiente manera:

a) Unidad de Comunicaciones en Línea, que tiene a su cargo el desarrollo de estrategias de comunicación en línea y la gestión del contenido editorial de los sitios web externos de la OIM y de sus vías de comunicación en línea; y

b) Unidad de Gestión de Documentos y de Intranet, que tiene a su cargo el sistema de gestión de Intranet y de documentos de la OIM y que comprende la Unidad de Información de Proyectos, que es la fuente institucional de información pasada y actual sobre los proyectos y tiene a su cargo el monitoreo del desarrollo de proyectos de la OIM a escala mundial.

Centro Administrativo de Panamá

El Centro Administrativo de Panamá ofrece toda una serie de servicios administrativos esenciales, que se esbozan a continuación.

La Unidad de Redes y Sistemas ofrece apoyo técnico y asesoramiento a todas las Oficinas exteriores del hemisferio occidental.

Los Servicios de Contabilidad de Panamá ofrecen apoyo a las oficinas localizadas en el hemisferio occidental mediante el suministro de asesoramiento en cuanto a los procedimientos contables, la revisión y aprobación de informes financieros para donantes, y el monitoreo del cumplimiento de los controles internos. Estos servicios tramitan y validan las transacciones contables de los proyectos realizados en el marco del Fondo Nacional para la Paz (FONAPAZ) en Guatemala.

La Unidad de Apoyo al Personal de las Oficinas Exteriores ofrece apoyo y servicios referentes a la gestión del personal en el terreno en todo el mundo y para todo el personal de Servicios Generales de la OIM. Tiene a su cargo la gestión de una base de datos centralizada de PRISM para empleados, el monitoreo del cumplimiento de las reglas de recursos humanos, y el suministro de asesoramiento técnico y apoyo a las Oficinas exteriores, además prepara los informes que se requieran.

La Unidad de Salud y Seguro Médico, junto con la Unidad de Tramitación de Solicitudes de Reembolso de Gastos Médicos se encargan de los trámites y reembolso de las solicitudes médicas y de las evaluaciones de salud ocupacional para el personal de Servicios Generales en el hemisferio occidental y en África. La Unidad de Salud y Seguro Médico en Panamá también proporciona apoyo a las Oficinas exteriores localizadas en África y las Américas.

La Unidad de Respuesta y Preparación para Situaciones de Emergencia ofrece apoyo técnico especializado a nivel regional a todas las oficinas del hemisferio occidental.

La Unidad de Seguridad del Personal ofrece asesoramiento y apoyo en materia de seguridad a las oficinas de la región.