Gestión de Recursos

El Departamento de Gestión de Recursos tiene a su cargo el establecimiento e implementación de políticas de recursos humanos, financieros y de tecnología de información necesarias para que la Organización pueda llevar a cabo eficazmente sus actividades. Este Departamento se ocupa de: a) establecer e implementar políticas que garanticen una sólida gestión financiera y del personal; b) formular propuestas financieras y presupuestarias para su difusión a interlocutores internos y externos; c) coordinar las políticas administrativas, de tecnología de información, de personal y de finanzas; y d) prestar asistencia al Director General en la toma de decisiones globales en materia de gestión.

Los objetivos de este Departamento son: a) responder a las necesidades operacionales y de las Oficinas exteriores haciendo hincapié en los controles internos, para garantizar una utilización económica, efectiva y eficiente de los recursos humanos y financieros; b) cerciorarse de que los Estados Miembros de la OIM están informados y al tanto de cuestiones administrativas, presupuestarias y financieras clave; y c) mantener un diálogo regular con los Estados Miembros de la OIM a través de reuniones informales y de las reuniones oficiales de los órganos rectores.

Las funciones de gestión de recursos financieros, humanos y de tecnología de información se encargan colectivamente de las políticas administrativas de personal y finanzas de la Organización y asisten al Director General en la toma de decisiones administrativas globales.

Este Departamento comprende las siguientes cinco divisiones y dos unidades:

a) División de Gestión de Recursos Humanos;
b) División de Tecnología de Información y Comunicaciones;
c) División de Contabilidad;
d) División de Presupuestos;
e) División de Tesorería;
f) Unidad de Servicios Comunes; y
g) Unidad de Coordinación de Viajes del Personal.

La División de Gestión de Recursos Humanos tiene a su cargo: a) el desarrollo e implementación de políticas de gestión de recursos humanos que apoyen la Estrategia de la OIM y la estructura de la Organización, así como las actividades operativas mediante la selección, contratación, retención, evaluación y desarrollo profesional de un personal competente y motivado; b) el establecimiento y mantenimiento de condiciones de servicio, prestaciones y derechos, además de la clasificación de puestos y la seguridad social referentes al Sistema Común de las Naciones Unidas; y c) la adhesión al Estatuto y Reglamento del Personal vigente y a las instrucciones y orientaciones políticas conexas.

Esta División se cerciora de que el recurso más valioso de la OIM, es decir, su personal, ocupe puestos apropiados, esté adecuadamente remunerado, sea objeto de evaluaciones del rendimiento objetivas y tenga la oportunidad de desarrollar sus carreras profesionales. Por tanto, se encarga de planificar la movilidad del personal, a través de la rotación y de otras opciones de selección y colocación.

La División de Gestión de Recursos Humanos supervisa las funciones de varias divisiones en lo referente al bienestar del personal, por tanto, ofrece asesoramiento para la gestión de la OIM con relación al desarrollo, implementación y mantenimiento de políticas que sirvan para reducir el estrés en el lugar de trabajo y fomenten mejores condiciones de trabajo, con miras a mejorar la calidad del entorno laboral para todo el personal de la OIM. También ofrece medios para el asesoramiento del personal, la preparación para el despliegue en caso de emergencias; y organiza las sesiones informativas y el apoyo que presta a colegas.

La Unidad de Desarrollo y Capacitación del Personal, dependiente de esta División, tiene a su cargo la evaluación del desarrollo del personal de la OIM y de sus necesidades en materia de enseñanza, así como del diseño e implementación de medios adecuados para el desarrollo del personal a través de cursillos de capacitación. Esta Unidad también se encarga del desarrollo y mantenimiento de un sistema de evaluación del personal.

La División de Gestión de Recursos Humanos se encarga de mantener un paquete de seguros eficiente y eficaz en función de los costos para el personal de la OIM y ofrece apoyo técnico con miras a la negociación de pólizas con las compañías de seguros.

División de Tecnología de Información y Comunicaciones tiene a su cargo la conducción, planificación e implementación de la estructura global de tecnología de información y comunicaciones, así como de los sistemas del procesamiento de información que apoyan tanto a la Administración como a las operaciones de la Organización. Esta División establece y mantiene políticas y normas de tecnología de información, incluida la información en materia de seguridad. Asimismo, define las directrices e hitos necesarios para la infraestructura de tecnología de información y se cerciora de que se cuenta con las políticas adecuadas para proteger la confidencialidad de la información y su integridad. Además, en coordinación con la alta Dirección, determina las prioridades en materia de tecnología de la información.

La Gestión Financiera de la Organización se lleva a cabo a través de las Divisiones de Contabilidad, Presupuestos y Tesorería.

La División de Contabilidad tiene a su cargo el monitoreo, análisis y presentación de informes sobre la situación y funcionamiento financieros de la Organización. Esta División se encarga de preparar los estados e informes financieros; de desarrollar e implementar las políticas y procedimientos contables; de establecer mecanismos de revisión de la integridad de datos; de controlar las estructuras maestras de acopio de datos contables en PRISM; y de mantener enlace con los interventores exteriores de cuentas sobre cuestiones y preocupaciones contables.

La División de Presupuestos se encarga de preparar el Programa y Presupuesto anual de la Organización y los documentos conexos; de ofrecer asesoramiento sobre cuestiones presupuestarias; y de establecer las directrices y procedimientos para la preparación de presupuestos de Oficinas exteriores y proyectos. Esta División ofrece orientación a fin de cerciorarse de que todos los requisitos institucionales se incorporan en los presupuestos y prepara una escala de cuotas que ha de servir para contabilizar las contribuciones de los Estados Miembros a la Parte de Administración del Presupuesto. Todo ello con el objeto de garantizar que los gastos hayan sido adecuadamente presupuestados, para así satisfacer los objetivos de las actividades de la Organización dentro de los límites de los recursos disponibles.

La División de Tesorería tiene a su cargo la gestión eficaz del efectivo para los fondos de la Organización a fin de cerciorarse de un rendimiento óptimo y de la disponibilidad de liquidez para las operaciones. Ello se consigue a través de inversiones a corto plazo, de conformidad con los ingresos y egresos previstos y las condiciones reinantes en el mercado financiero. Esta División también se encarga de establecer las estrategias para recabar los datos mundiales de Tesorería de la OIM a fin de ayudar en la gestión del efectivo y el cambio de divisas y en la elaboración de los reportes correspondientes; formula y recomienda políticas relativas al desembolso de fondos, al cambio de divisas y las inversiones; refuerza e incorpora controles de tesorería apropiados; y establece relaciones bancarias eficaces en toda la Organización, a fin de garantizar la disponibilidad de efectivo en el plano local, que facilite una implementación eficaz de las operaciones de la OIM.
La Unidad de Servicios Comunes se encarga de establecer las directrices para la compra y el mantenimiento de suministros de oficina y equipos para la Sede y para determinados programas; tiene bajo su custodia todo el inventario de la Sede de la OIM; y garantiza el mantenimiento general del edificio de la Sede y el manejo de las cuestiones de seguridad conexas.

La Unidad de Coordinación de Viajes del Personal vela por la aplicación de las reglas y directivas apropiadas con relación a los viajes oficiales. Además, se encarga de la coordinación global de los arreglos de viaje y de la emisión de pasajes, tratando de que ello se haga de la manera más eficaz y económica posible y de conformidad con los acuerdos suscritos entre la OIM y las compañías aéreas en todo el mundo. También se ocupa de cuestiones referentes a viajes y emisión de visados.