Gestion des ressources

Le Département de la gestion des ressources est chargé de formuler et d’appliquer les politiques en matière de ressources humaines et financières et de technologie de l’information dont l’Organisation a besoin pour exécuter ses activités avec efficacité. Il : a) conçoit et applique des mesures propres à garantir une gestion saine des finances et des ressources humaines ; b) formule des propositions financières et budgétaires en vue de leur diffusion auprès des parties prenantes internes et externes ; c) coordonne les politiques administratives et financières et celles concernant la technologie de l’information et les ressources humaines ; et d) assiste le Directeur général dans la prise de décisions concernant la gestion globale.

Les objectifs du Département sont les suivants : a) être à l’écoute des besoins en matière d’intervention et des besoins des bureaux extérieurs, en mettant plus particulièrement l’accent sur les contrôles internes pour s’assurer que les ressources tant humaines que financières sont utilisées de manière économique, efficace et efficiente ; b) veiller à ce que les Etats Membres de l’OIM soient informés et tenus au courant des principales questions administratives, budgétaires et financières ; et c) maintenir un dialogue régulier avec les Etats Membres de l’OIM dans le cadre des réunions informelles et formelles des organes directeurs.

 Les titulaires des fonctions de gestion des ressources financières et humaines et des ressources en matière de technologie de l’information sont collectivement responsables des politiques relatives à l’administration, aux finances et au personnel de l’Organisation, et assistent le Directeur général dans la prise de décisions concernant la gestion globale.

Le Département de la gestion des ressources est composé de cinq divisions et de deux unités :

a) la Division de la gestion des ressources humaines ;
b) la Division Technologie de l’information et communications ;
c) la Division de la comptabilité ;
d) la Division du budget ;
e) la Division de la trésorerie ;
f) l’Unité des services communs ; et
g) l’Unité de coordination des voyages du personnel.

La Division de la gestion des ressources humaines : a) formule et applique les politiques en matière de gestion des ressources humaines à l’appui de la stratégie de l’OIM, de la structure de l’Organisation et de ses activités opérationnelles, en sélectionnant et en recrutant un personnel compétent et motivé, en prenant des dispositions pour le garder au service de l’OIM, en l’évaluant et en assurant son perfectionnement professionnel ; b) définit et applique les conditions d’emploi, les avantages et les prestations, le classement des postes et la sécurité sociale conformément au régime commun des Nations Unies ; et c) veille au respect du Statut et Règlement en place ainsi que des instructions et lignes directrices y afférentes.

La Division fait en sorte que les ressources les plus précieuses de l’OIM, à savoir les membres du personnel, soient affectées à des postes appropriés et correctement rémunérés, que leur travail soit évalué dans le respect de l’équité, et que des possibilités de carrière leur soient offertes. La Division planifie la mobilité du personnel, notamment dans le cadre de l’exercice de rotation ou en lui proposant d’autres possibilités de sélection et de placement.

La Division supervise une fonction interdivisions chargée du bien-être du personnel, et dispense des conseils à la direction de l’Organisation sur la formulation, la mise en oeuvre et le respect de politiques destinées à réduire le stress sur le lieu de travail et à améliorer les conditions de travail et, ce faisant, la qualité de l’environnement de travail de l’ensemble du personnel de l’OIM. En outre, elle met à disposition des ressources en matière de conseils du personnel, de préparation au déploiement dans les situations d’urgence, de comptes rendus de mission et d’entraide.

L’Unité de perfectionnement et de formation du personnel placée sous l’autorité de la Division de la gestion des ressources humaines est chargée d’évaluer les besoins en matière de perfectionnement et d’apprentissage du personnel de l’OIM, et élabore et met en place des moyens appropriés de perfectionnement du personnel par des cours de formation. Elle est aussi responsable de la conception et de la mise en place du système d’évaluation du personnel.

La Division de la gestion des ressources humaines gère une police globale d’assurance du personnel efficace et économiquement rentable, et apporte un soutien technique aux négociations sur les primes menées avec les compagnies d’assurance.

La Division Technologie de l’information et communications est responsable de l’orientation, de la planification et de la mise en oeuvre d’une architecture globale de technologie de l’information et de communications, ainsi que de systèmes et processus d’information permettant de soutenir l’Administration et les opérations de l'Organisation. Elle formule des politiques et des normes relatives aux technologies de l’information, y compris à la sécurité de l’information, et veille à leur respect. Elle définit les directives et les prescriptions dont l’infrastructure informatique a besoin, et veille à la mise en place des politiques de la Division afin de protéger la confidentialité et l’intégrité des informations. En coordination avec la direction de l’Organisation, la Division établit l’ordre de priorité des initiatives dans le domaine informatique.

La gestion financière de l’Organisation est assurée par les Divisions de la comptabilité, du budget et de la trésorerie.

La Division de la comptabilité surveille, analyse et présente des rapports sur la situation financière et les résultats financiers de l’Organisation. Elle rédige les états et les rapports financiers ; élabore et applique les politiques et procédures comptables ; met en place des mécanismes de contrôle d’intégrité des données ; vérifie les structures des données de référence comptables dans PRISM ; et entretient des relations avec les vérificateurs des comptes au sujet de toute question et préoccupation d’ordre comptable.

La Division du budget établit le Programme et Budget annuel de l’Organisation ainsi que les documents y afférents, dispense des conseils sur les questions budgétaires, et élabore des lignes directrices et des procédures relatives à l’établissement des budgets des bureaux extérieurs et des projets. Elle dispense des conseils pour que tous les besoins institutionnels soient pris en considération dans les budgets, et établit le barème des quotes-parts utilisé pour calculer les contributions des Etats Membres à la partie administrative du budget. Elle veille à ce que toutes les dépenses soient dûment budgétisées, pour atteindre les objectifs visés par les activités de l’Organisation dans la limite des ressources disponibles.

La Division de la trésorerie assure la gestion efficace de la trésorerie en vue d’obtenir un rendement maximum de fonds de l’Organisation et de garantir la liquidité opérationnelle. A cette fin, elle gère les investissements à court terme conformément aux recettes et dépenses escomptées et aux prévisions quant à l’évolution des marchés financiers. Elle élabore en outre des stratégies d’exploitation des données de trésorerie dans l’ensemble de l’Organisation pour faciliter la gestion de trésorerie et de change et l’établissement des rapports y afférents ; elle formule et recommande des politiques en matière de décaissements, d’opérations de change et d’investissements, renforce et adopte des contrôles de trésorerie appropriés, et établit des relations bancaires efficaces dans toute l’Organisation pour garantir la liquidité locale qui facilitera la mise en oeuvre efficace des opérations de l’OIM.

L’Unité des services communs établit les directives concernant l’achat et l’entretien des fournitures de bureau et de l’équipement pour le Siège et certains programmes ; elle protège les stocks du Siège de l’OIM, assure l’entretien général du bâtiment du Siège, et s’occupe des questions de sécurité au Siège.

L’Unité de coordination des voyages du personnel veille à l’application des règles et directives se rapportant aux déplacements officiels. Elle est chargée de la coordination générale des déplacements et de l’établissement des billets, afin de veiller à ce que les voyages s’effectuent de la manière la plus économique et la plus efficace, conformément aux conditions convenues entre l’OIM et les compagnies aériennes du monde entier. Elle s’occupe également des questions relatives aux voyages et aux visas.