La Directrice générale adjointe de l’OIM chargée de la gestion et des réformes Amy E. Pope supervise directement l’Unité Genre et diversité ; l’Unité Prévention et réponse à l’exploitation et aux atteintes sexuelles et au harcèlement sexuel ; le Bureau de la sécurité du personnel ; l’Unité de la déontologie ; l’Unité de la durabilité environnementale ; l’Unité du bâtiment du Siège ; et l’Unité de médecine du travail. Il supervise en outre les structures organisationnelles suivantes : le Département de la gestion financière et administrative ; le Département de la gestion des ressources humaines ; le Département des technologies de l’information et de la communication ; le Département des affaires juridiques ; et les centres administratifs de Manille et de Panama.

 

Département de la gestion financière et administrative

Le Département de la gestion financière et administrative est chargé de formuler et d’appliquer les politiques financières et administratives dont l’Organisation a besoin pour exécuter ses activités avec efficacité. Il conçoit et met en œuvre des politiques propres à garantir une gestion saine des ressources financières et administratives ; formule des propositions financières et budgétaires en vue de leur diffusion auprès de parties prenantes internes et externes ; et aide le Directeur général à prendre des décisions concernant la gestion générale. 

Les objectifs du Département sont les suivants : a) être à l’écoute des besoins opérationnels et des besoins des bureaux extérieurs, en mettant plus particulièrement l’accent sur la gestion des flux de trésorerie, la planification financière, l’information financière, les achats et la gestion de la chaîne d’approvisionnement, et sur les contrôles internes pour s’assurer que les ressources financières sont utilisées de manière économique, efficace et efficiente ; b) mettre en place des politiques, instructions et directives appropriées et pertinentes ; et c) maintenir un dialogue régulier avec les États Membres afin de les informer et de les tenir au courant des principales questions administratives, budgétaires et financières, ainsi que des résultats financiers et de la situation financière de l’Organisation. 

Le Département participe à un certain nombre de groupes de travail, au sein du système des Nations Unies, consacrés à divers aspects des questions financières et administratives. Ces groupes de travail, qui portent sur de nombreux domaines spécialisés relatifs aux questions financières et de gestion, appuient les efforts en cours pour rendre l’action des organismes des Nations Unies cohérente et faciliter ainsi la comparabilité et réaliser des gains d’efficacité à la faveur d’initiatives conjointes. 

Division Finances et comptabilité 

La Division Finances et comptabilité surveille et analyse la situation financière et les résultats financiers de l’Organisation et établit des rapports à ce sujet. Elle supervise les processus comptables et les processus de contrôle financier et d’information financière de l’OIM. La Division prépare les principaux états financiers et les rapports sur la situation financière et les résultats financiers de l’Organisation conformément aux dispositions statutaires de l’Organisation relatives à l’information financière, y compris le Règlement financier de l’OIM et les Normes comptables internationales pour les secteurs publics (IPSAS), et rend compte des résultats financiers annuels de l’Organisation aux Nations Unies selon les règles applicables de ces dernières. En outre, elle élabore et actualise régulièrement les règles et procédures de gestion financière de l’OIM ; fournit des services consultatifs à la direction de l’OIM et aux bureaux régionaux et de pays sur les contrôles financiers, les risques financiers, les conditions financières des accords juridiques, les rapports financiers aux donateurs et d’autres questions connexes ; et élabore de nouvelles approches financières et comptables en réponse aux besoins opérationnels émergents. Par ailleurs, la Division est chargée des structures des données financières de référence, des flux de données et des processus financiers du système de planification des ressources d’entreprise de l’OIM (PRISM). Elle est aussi le point focal institutionnel pour le Vérificateur externe des comptes de l’OIM et pour les questions financières avec les Nations Unies ; elle héberge l’équipe qui gère le processus de publication des données de l’OIM sur la plateforme de l’Initiative internationale pour la transparence (IITA). 

Division du budget 

La Division du budget établit le Programme et Budget annuel de l’Organisation ainsi que les documents connexes, donne un avis sur les questions budgétaires, et élabore des lignes directrices et des procédures relatives à l’établissement des budgets des bureaux extérieurs et des projets. Les orientations qu’elle fournit visent à faire en sorte que tous les besoins institutionnels soient pris en considération dans les budgets. Elle prépare le barème des quotes-parts utilisé pour calculer les contributions des États Membres à la partie administrative du budget, et veille à ce que toutes les dépenses soient dûment budgétisées de façon à atteindre les objectifs visés par les activités de l’Organisation dans la limite des ressources disponibles. Par ailleurs, elle prend des mesures visant à renforcer les processus budgétaires par des perfectionnements et des améliorations technologiques. 

Division de la trésorerie

La Division de la trésorerie est chargée de gérer la trésorerie avec efficacité en vue d’obtenir un rendement maximum des fonds de l’Organisation et de garantir la liquidité opérationnelle. À cette fin, elle gère les investissements à court terme compte tenu des recettes et des dépenses escomptées et de la situation du marché financier. Elle formule des stratégies visant à assurer une bonne gestion de la trésorerie et à faire en sorte que le risque de change soit mesuré, surveillé et contrôlé par des politiques de couverture des risques de change appropriées. En outre, elle élabore et recommande des politiques en matière de décaissements, d’opérations de change et d’investissements ; renforce et introduit des contrôles de trésorerie appropriés ; et établit et gère des relations bancaires efficaces dans toute l’Organisation pour garantir la liquidité locale qui facilitera la bonne mise en œuvre des opérations de l’OIM. La Division mène également des initiatives fondées sur des technologies afin d’améliorer l’automatisation, la sécurité et l’efficacité des processus de trésorerie dans toute l’Organisation. 

Division de la chaîne d’approvisionnement 

La Division de la chaîne d’approvisionnement élabore, supervise et actualise, à l’échelle mondiale, toutes les politiques relatives aux achats et à l’approvisionnement et les activités connexes, y compris la planification, la mise en œuvre et le contrôle du flux et du stockage efficients et d’un bon rapport coût-efficacité des biens et matériels ainsi que des informations y afférentes. Elle agit en collaboration avec des partenaires de distribution, qui peuvent être des groupes sectoriels des Nations Unies, l’Humanitarian Logistics Association, des fournisseurs, des intermédiaires, des fournisseurs de services tiers, et des clients. Elle élabore des stratégies d’achat et d’approvisionnement, promeut l’amélioration des processus et des solutions en matière de systèmes, et veille à la mise en œuvre de pratiques exemplaires pour garantir le meilleur rapport qualité-prix, l’excellence opérationnelle et le respect des procédures régissant les achats et la chaîne d’approvisionnement. 

Unité d’appui aux interventions d’urgence 

L’Unité d’appui aux interventions d’urgence fournit un soutien en matière de gestion des ressources pour les interventions menées en réponse aux situations d’urgence de niveau 3 – contribuant ainsi à la supervision de ces interventions – et, plus généralement, au Département des opérations et des situations d’urgence. 

Unité des services communs

L’Unité des services communs établit des lignes directrices concernant l’achat et l’entretien des fournitures et équipements de bureau pour le Siège et certains programmes ; veille à l’intégrité des stocks du Siège de l’OIM ; assure l’entretien général du bâtiment du Siège ; fournit des services d’impression, d’envoi de courrier et d’expédition ; et s’occupe des questions de bureaux et de sécurité au Siège. 

Unité de coordination des voyages du personnel 

L’Unité de coordination des voyages du personnel veille à la bonne application des règles et directives relatives aux déplacements officiels. Elle analyse et interprète les règles et lignes directrices applicables aux voyages officiels et aux prestations, et résout toutes sortes de questions afférentes aux voyages. L’Unité est chargée de la coordination générale des déplacements et de l’établissement des billets, afin que les voyages s’effectuent de la manière la plus économique et la plus efficace, conformément aux conditions convenues entre l’OIM et des compagnies aériennes du monde entier. Elle est aussi le point focal pour les démarches concernant le laissez-passer des Nations Unies pour l’OIM. 

 Département de la gestion des ressources humaines

Le Département de la gestion des ressources humaines a) formule et met en œuvre les politiques de gestion des ressources humaines à l’appui de l’orientation stratégique de l’OIM, de sa structure organisationnelle et de ses activités opérationnelles, en sélectionnant et en recrutant un personnel compétent et motivé, en prenant des dispositions pour le garder au service de l’OIM, en l’évaluant et en assurant son perfectionnement professionnel ; b) définit et applique les conditions d’emploi, les avantages et les prestations, le classement des postes et la sécurité sociale conformément au régime commun des Nations Unies ; c) veille au respect du Statut et Règlement en place ainsi que des instructions et lignes directrices y afférentes ; d) rassemble, analyse et rend compte des données relatives au personnel ; e) donne des conseils sur la typologie et la nomenclature optimales de l’Organisation et sur les meilleurs processus de gestion du changement ; et f) élabore et met en œuvre des stratégies visant à améliorer le bien-être du personnel et les conditions de travail dans toute l’Organisation. Il supervise les unités des ressources humaines délocalisées dans les centres administratifs de Manille et de Panama. 

Unité des services consultatifs et de gestion des ressources humaines 

L’Unité des services consultatifs et de gestion des ressources humaines supervise l’application systématique des politiques de ressources humaines et des autres instructions et directives administratives ; gère les régimes d’assurance, y compris les relations avec les assureurs de l’OIM ; supervise les mesures d’augmentation et de réduction des effectifs ; et contrôle l’Unité de gestion des ressources humaines à Manille et l’Unité chargée des conseils en ressources humaines à Panama. 

Unité Politique de ressources humaines

L’Unité Politique de ressources humaines conçoit et suit les politiques de ressources humaines conformément aux priorités organisationnelles et aux stratégies de ressources humaines. Elle examine en permanence le cadre des politiques de ressources humaines de l’OIM, afin d’identifier le besoin de nouvelles politiques, de recommander des modifications aux politiques existantes, selon le cas, et de tenir compte de toute modification apportée aux prestations et avantages du système commun des Nations unies. À cette fin, elle dirige la conception et le processus d’examen de la politique de ressources humaines et coordonne les consultations avec la haute direction, les représentants du personnel, les spécialistes des ressources humaines de toute l’OIM, et d’autres parties prenantes compétentes selon les voies appropriées. L’Unité apporte également son concours au Directeur du Département de la gestion des ressources humaines dans les discussions interinstitutions du réseau des ressources humaines ; fait fonction de point focal de l’OIM pour la collaboration interinstitutions des Nations unies sur les questions de politique de ressources humaines ; et représente l’OIM au sein du groupe de terrain du réseau des ressources humaines et d’autres groupes de travail s’occupant de politique de ressources humaines. L’Unité donne aussi un avis sur les questions relatives aux recours, plaintes et manquements, en collaboration avec le Département des affaires juridiques et l’Unité de la déontologie, et fournit aux administrateurs et au personnel des orientations sur les avantages, les prestations et les cas complexes de gestion des résultats qui nécessitent des plans d’amélioration des résultats. Par ailleurs, elle gère la délivrance des cartes de légitimation aux membres du personnel en poste en Suisse et, le cas échéant, traite avec les autorités suisses. 

Unité de la structuration organisationnelle et du classement 

L’Unité de la structuration organisationnelle et du classement conseille la haute direction sur la typologie et la nomenclature optimales de l’Organisation et configure les structures organisationnelles de manière à créer une structure efficace et logique capable de réaliser le mandat et les objectifs de l’OIM. L’Unité s’emploie à harmoniser la stratégie de l’Organisation, les processus, les systèmes intégrés, le budget/les finances, la technologie, la culture et les personnes. Par ailleurs, elle classe les postes de la catégorie des administrateurs, ainsi que de celles des agents recrutés sur le plan national et des services généraux, approuve les calculs de promotion et les indemnités pour intérim à l’intention du personnel recruté sur le plan local et gère un répertoire des descriptions génériques des postes. 

Unité de la gestion intégrée des talents 

L’Unité de la gestion intégrée des talents supervise les aspects fonctionnels concernant la gestion des résultats, la dotation stratégique en effectifs et le recrutement, la mobilité (y compris l’exercice annuel de rotation du personnel de la catégorie des administrateurs), la planification des successions, l’organisation des carrières, l’analyse des effectifs, les activités et initiatives relatives à la diversité et à l’inclusion, ainsi que le perfectionnement et la formation du personnel. Elle donne des orientations aux administrateurs et au personnel, et veille à ce que les membres du personnel de l’OIM occupent les postes appropriés, que leurs résultats soient évalués avec objectivité et que des possibilités de carrière et de perfectionnement leur soient offertes. L’Unité est composée de quatre fonctions distinctes : perfectionnement et formation du personnel ; dotation en effectifs et recrutement ; diversité et inclusion ; organisation des carrières et gestion des résultats. 

Unité du bien-être du personnel  

L’Unité du bien-être du personnel œuvre à la santé mentale et au bien-être du personnel de l’OIM du monde entier, en lui fournissant un soutien psychologique et des outils qui lui permettent d’être mieux armé pour faire face à un environnement opérationnel en constante évolution et souvent stressant, et en mettant en œuvre la stratégie de l’OIM en matière de santé mentale. En outre, elle promeut l’autogestion de la santé, propose des services généraux et spécialisés (évaluation, intervention et coordination) à tout le personnel, et répond à divers besoins en matière de santé mentale, en portant une attention particulière aux lieux d’affectation à risque élevé. En savoir plus

Département des technologies de l’information et de la communication

Le Département des technologies de l’information et de la communication s’efforce de doter l’Organisation de technologies numériques innovantes et nouvelles, tout en s’acquittant de ses responsabilités informatiques traditionnelles à l’appui de l’infrastructure et des opérations mondiales de l’Organisation. En outre, il contribue à la mise en œuvre de la stratégie numérique de l’Organisation, aux efforts de réorganisation du mode de fonctionnement et aux prises de décisions fondées sur des données ; facilite des pratiques de travail simplifiées ; et renforce les capacités générales de réponse. 

Unité Architecture et technologie d’entreprise

L’Unité Architecture et technologie d’entreprise appuie et gère les solutions technologiques innovantes de l’OIM et ses efforts de transformation numérique, notamment en répondant aux besoins évolutifs du modèle d’activité institutionnel. Elle définit la vision, les normes et la feuille de route technologique générale de l’architecture d’entreprise de l’OIM ; met en place et gère l’infrastructure, les plateformes et les opérations d’entreprise ; et fournit un soutien à tous les utilisateurs du monde entier. L’Unité se compose des équipes suivantes : Architecture d’entreprise ; Infrastructure ; Plateformes et opérations ; et Appui mondial aux utilisateurs. 

Unité de la sécurité numérique 

L’Unité de la sécurité numérique est responsable de la posture de sécurité numérique de l’Organisation. À ce titre, il identifie, évalue et gère les risques de cybersécurité pour les actifs d’information de l’OIM tout en soutenant et promouvant les objectifs stratégiques de l’Organisation. Au cœur de ses objectifs se trouve la protection des technologies, applications, systèmes et infrastructures de réseau de l’Organisation qui font partie de l’écosystème numérique opérationnel de l’OIM. L’Unité se compose des équipes suivantes : Architecture de la sécurité ; Centre des opérations de sécurité ; et Gestion de l’identité et de l’accès. 

Unité Applications et solutions 

L’Unité Applications et solutions – qui comprend le centre d’excellence numérique d’ICT – équipe l’OIM d’applications et de solutions d’entreprise modernes et fiables, de façon que le personnel dispose des informations dont il a besoin pour prendre les bonnes décisions au bon moment. Il s’agit notamment d’une solide solution de traitement des migrants de bout en bout et de PRISM, le système de planification des ressources d’entreprise, ainsi que de capacités connexes telles que l’élaboration d’analyses avancées, l’informatique décisionnelle et l’établissement de rapports fondés sur des données. L’Unité se compose des équipes suivantes : Solutions pour migrants ; Solutions d’entreprise et de planification des ressources ; et Analyse des données et informatique décisionnelle. 

Unité Stratégie, gestion des risques et gouvernance informatiques 

L’Unité Stratégie, gestion des risques et gouvernance informatiques est chargée de faire en sorte que la stratégie d’activité débouche sur un changement d’entreprise effectif et sur une feuille de route en matière d’architecture technologique. Par ailleurs, elle dirige les stratégies d’approvisionnement informatique, la gestion des ressources informatiques (personnel et budget) ainsi que l’élaboration et l’application des procédures de gouvernance des initiatives stratégiques en matière de technologies de l’information et de la communication. L’Unité se compose des équipes suivantes : Stratégie, politique et gouvernance informatiques ; Gestion du changement informatique ; et Achats et gestion des contrats informatiques. 

Département des affaires juridiques

Le Département des affaires juridiques veille à ce que les activités de l’Organisation soient conformes aux dispositions constitutionnelles et autres dispositions pertinentes adoptées par ses organes directeurs, et à ce que ses relations avec les gouvernements, les organisations, les institutions privées et les particuliers reposent sur une base juridique saine. Il donne un avis, entre autres, sur les questions constitutionnelles, sur les privilèges et immunités de l’Organisation et de son personnel, et sur les questions relatives aux contrats et au personnel. Il est également le point focal pour les questions de protection des données, et fournit des conseils aux bureaux extérieurs et au Siège afin que les données à caractère personnel des bénéficiaires de l’OIM soient recueillies, utilisées, transférées et stockées en accord avec les principes de protection des données de l’OIM. 

Division du droit institutionnel

La Division du droit institutionnel et de l’appui aux programmes donne un avis juridique officiel, y compris des opinions juridiques, sur la structure et les fonctions de l’Organisation compte tenu de la Constitution de l’OIM ; du mandat de l’Organisation ; d’autres textes fondamentaux, tels que le Règlement du Conseil et celui du Comité permanent des programmes et des finances ; des décisions pertinentes du Conseil ; et du droit international. Elle s’occupe des questions fondamentales liées au statut juridique et à l’existence de l’OIM au sein de la communauté internationale. Pour ce qui est du droit institutionnel, il incombe à la Division de veiller à ce que les relations juridiques de l’Organisation avec les Nations Unies, les États et les organisations, y compris judiciaires, reposent sur une base solide, et d’appuyer les travaux des organes directeurs, y compris les organes subsidiaires et les groupes de travail, en leur fournissant des avis et des interprétations juridiques. 

Division Droit commun et administratif 

La Division Droit commun et administratif donne des avis sur toutes sortes de questions juridiques générales et sur toutes les affaires relevant du droit administratif, y compris le traitement des cas de manquement et la coordination des mesures disciplinaires potentielles. Elle représente et conseille l’Organisation dans tous les litiges d’un bout à l’autre du processus d’administration interne de la justice ; examine les politiques pour s’assurer de leur conformité avec le cadre juridique interne ; formule des politiques et améliore le cadre juridique, y compris par l’application du Règlement unifié du personnel aux membres du personnel recrutés localement des bureaux extérieurs de l’OIM du monde entier, et par la mise à jour du Statut du personnel ; fournit des avis au sujet des privilèges et immunités accordés aux membres du personnel et à l’Organisation et veille à leur respect ; défend l’Organisation dans les litiges impliquant le personnel portés devant des juridictions nationales ; fournit des services juridiques consultatifs à la haute direction et aux bureaux extérieurs sur des questions de droit administratif complexes ; et vérifie la conformité juridique des contrats, accords et modèles destinés aux membres du personnel et aux non-membres du personnel (y compris les contrats de stage, de consultant, d’escorte, de prêt, de détachement, les accords concernant le personnel de réserve, les administrateurs auxiliaires, et les règlements avec les membres du personnel), et donne un avis sur l’interprétation des conditions contractuelles connexes en conformité avec les politiques de l’OIM. 

Division du droit des contrats 

La Division du droit des contrats donne un avis juridique sur tous les types de contrats dont l’OIM a besoin pour ses opérations et ses activités, y compris les accords de financement conclus avec des donateurs publics et privés, les contrats relatifs à l’achat de biens et de services, les accords relatifs à la mise en œuvre de projets ainsi que les accords de coopération avec des partenaires. Elle aide les bureaux de pays et les unités du Siège à structurer des accords. En outre, elle donne un avis juridique sur des questions contractuelles, notamment en ce qui concerne les licenciements et les litiges. Une unité de la Division se trouve à Manille, et une autre à Panama. 

Centres administratifs

Les centres administratifs, placés sous l’autorité de la Directrice générale adjointe chargée de la gestion et des réformes, ont vocation à exercer des fonctions à forte intensité de main-d’œuvre qui soutiennent le réseau mondial de bureaux extérieurs de l’OIM. 

Bureau de la sécurité du personnel

Le Bureau de la sécurité du personnel gère la sûreté et la sécurité dans l’ensemble de l’Organisation. Il établit les responsabilités institutionnelles de l’OIM en ce qui concerne tous les aspects de la sûreté et de la sécurité au travail, et formule des conseils dans ce sens à la direction de l’OIM. En outre, il supervise ses centres d’opération situés dans les centres administratifs de Manille et de Panama, et coopère avec un réseau de points focaux pour la sécurité sur le terrain. En savoir plus

Unité Genre et diversité

L’Unité Genre et diversité assure la coordination et fournit un soutien pour garantir un environnement institutionnel inclusif, où la dignité et la valeur de chaque employé de l’OIM sont respectées à tout moment, ainsi que pour prévenir toute discrimination structurelle et incorporer la diversité dans les processus décisionnels de l’Organisation. À cette fin, elle collabore avec la structure organisationnelle pour créer une culture du lieu de travail qui soit inclusive à tous les niveaux et veille à ce que ces mêmes principes se retrouvent dans les programmes de l’OIM.

Unité Prévention et réponse à l’exploitation et aux atteintes sexuelles et au harcèlement sexuel

L’Unité Prévention et réponse à l’exploitation et aux atteintes sexuelles et au harcèlement sexuel renforce et coordonne la réponse mondiale de l’OIM en matière de PSEA et de harcèlement sexuel, et veille à ce que les engagements en la matière soient respectés dans toute l’Organisation, au Siège, dans les bureaux régionaux et de pays, dans toutes les opérations de terrain de l’OIM et dans ses relations avec des partenaires.

Unité de la déontologie

L’Unité de la déontologie promeut des normes de conduite ainsi qu’une conscience et un comportement éthiques. Elle reçoit les allégations de manquement et en assure le suivi, procède aux évaluations initiales et, au besoin, renvoie les cas à d’autres départements/unités du Siège. Elle reçoit en outre les demandes d’information et conseille les membres du personnel sur la participation à des activités externes et sur les questions concernant les conflits d’intérêts.

Unité de la durabilité environnementale

L’Unité de la durabilité environnementale gère le Programme de l’OIM en matière de durabilité environnementale, qui est axé sur trois domaines de gestion clés : l’énergie, l’eau et les déchets. Ce programme vise à tirer profit des bonnes pratiques et des politiques déjà disponibles et à renforcer la gouvernance interne en matière de durabilité environnementale.

Unité du bâtiment du Siège

L’Unité du bâtiment du Siège assure la planification, la conception et l’exécution générales du projet de bâtiment du Siège, et est responsable du contrôle et de la gestion des ressources, ainsi que de la bonne mise en œuvre du projet. Elle apporte, en outre, des connaissances et des conseils techniques sur des aspects afférents à la qualité, aux coûts et aux délais, de la phase de conceptualisation jusqu’à l’achèvement du projet. L’Unité travaille en consultation et en coordination étroites avec le Comité de pilotage du bâtiment du Siège et les autorités de l’État hôte.

Unité de médecine du travail

L’Unité de médecine du travail met en œuvre un système complet visant à s’assurer que l’Organisation a les outils qui lui permettent effectivement de réduire au minimum les préjudices évitables au personnel et de maximiser les conditions de sécurité et de santé au travail ainsi que l’environnement de travail du personnel de l’OIM, par exemple au moyen du Cadre de sécurité et de santé au travail. Elle s’emploie à prévenir les blessures et les maladies d’origine professionnelle, ainsi qu’à protéger et promouvoir la santé des employés sur leur lieu de travail et chez eux. L’Unité conçoit, coordonne et met en œuvre des programmes de santé et de bien-être au travail. En outre, elle établit des normes et fournit au personnel du monde entier des orientations médicales, une assurance qualité et des services, y compris des mesures préventives telles que les autorisations médicales et les examens médicaux périodiques. De plus, elle réagit à des événements critiques qui touchent la santé et le bien-être des membres du personnel et des personnes à leur charge, tels que des épidémies et des catastrophes environnementales ; donne un avis à la direction de l’OIM au sujet de l’élaboration, de la mise en œuvre et de la mise à jour des politiques visant à réduire le stress au travail ; et collabore étroitement avec d’autres parties prenantes pour gérer des cas médicaux complexes et des cas de congé de maladie de longue durée, de handicap, d’accident du travail et de maladie professionnelle.