Le Centre administratif de Manille est le pôle administratif mondial de l’OIM basé aux Philippines. Il offre une gamme de services administratifs, principalement dans les domaines suivants : ressources humaines, finances, affaires juridiques, achats et approvisionnement, sûreté et sécurité du personnel, audit, publications et recherche, santé dans le contexte migratoire, suivi des projets, communications en ligne et technologies de l’information.

 

Unité mondiale des achats et des fournitures

L’Unité mondiale des achats et des fournitures apporte une aide en matière de gestion de la chaîne d’approvisionnement en vue de répondre aux besoins opérationnels et administratifs liés aux  procédures de passation des marchés et à l’achat et la fourniture de biens et de services en temps voulu, avec efficacité et de manière rationnelle et transparente. Elle gère en outre les biens et veille au respect des accords conclus avec les fournisseurs. Elle suit et promeut les pratiques exemplaires en matière d’achats, conformément aux principes établis. Elle veille également à la qualité et à la sûreté des biens et des services achetés, en effectuant des contrôles appropriés et en vérifiant la documentation.

Unité d’appui mondial aux questions de santé dans le contexte migratoire

L’Unité d’appui mondial aux questions de santé dans le contexte migratoire fournit au Siège, aux bureaux extérieurs et aux donateurs de l’OIM un appui général concernant les questions administratives et financières, les statistiques, les rapports, les recherches, l’informatique sanitaire et la gestion des connaissances, afin de faciliter le suivi et l’harmonisation et d’accroître l’efficacité et la qualité des programmes de migration et santé mis en oeuvre dans le monde entier.

Centre de fonctionnement des technologies de l’information et des communications

Le Centre de fonctionnement des technologies de l’information et des communications centralise le soutien informatique assuré à l’échelle de l’Organisation ; il fournit dans le monde entier des services 24 h/24 et sept jours sur sept, appuie les fonctions administratives internes et renforce la fourniture de services de l’OIM aux migrants et aux États Membres. Il est l’interlocuteur désigné des bureaux extérieurs de l’OIM pour toutes les questions relatives à la fourniture de services informatiques et au soutien en matière de TIC. Il définit des normes et des solutions informatiques, facilite le développement et le soutien de PRISM et d’autres applications, telles que MiMOSA et iGATOR, et est responsable du système de gestion des documents et de l’intranet de l’OIM.

Unité de la communication en ligne

L'Unité de la communication en ligne, qui fait partie du Département des Médias et de la Communication, est chargée de formuler des stratégies de communication en ligne, et de gérer le contenu rédactionnel des sites Internet externes de l’OIM et les plateformes de communication en ligne, dont les réseaux sociaux, ainsi que du développement et de l'harmonisation des sites web externes de l'Organisation – tout en incluant le site web global, les sites des missions et des bureaux régionaux et ceux des initiatives/projets spécifiques.

Administration des pensions

L’Administration des pensions de l’OIM est chargée de toutes les questions se rapportant à la CCPPNU et fournit des services à cet égard. Elle est le point focal pour la CCPPNU, les bureaux extérieurs affiliés et les membres du personnel qui participent à la Caisse. L’Administration des pensions de l’OIM est chargée, en outre, des tâches suivantes : enregistrement, traitement des documents, suivi des données, présentation de rapports, et interprétation des Statuts et règlement de la CCPPNU. Elle assure en outre le secrétariat du Comité des pensions du personnel.

Division des contrats

La Division des contrats, qui fait partie intégrante du Bureau des affaires juridiques, est le centre de liaison mondial pour la vérification, entre autres, des contrats, des accords et des mémorandums d’accord, des déclarations, et des formulaires de consentement et de dérogation. Elle fournit en outre des avis juridiques sur les litiges découlant des relations contractuelles avec des entités externes et sur la résiliation des contrats. Une unité de la Division se trouve à Manille, et une autre à Panama.

Unité du Bureau de l’Inspecteur général

L’Unité du Bureau de l’Inspecteur général effectue des audits internes, y compris des audits de conformité, de performance et de gestion, et réalise des enquêtes sur les activités menées par l’OIM dans le monde entier.

Services financiers de Manille

Les Services financiers de Manille apportent aux bureaux extérieurs de l’OIM un appui en matière de gestion comptable, budgétaire et financière, et de gestion de la trésorerie. Ils sont composés des unités suivantes :

  • L’Appui comptable central contribue à l’établissement de rapports de gestion financière et de rapports spéciaux aux donateurs ainsi qu’à la clôture des comptes en fin de mois et en fin d’exercice, examine les sommes à recouvrer et les comptes de produits, traite les demandes de remboursement de frais de voyage, effectue les rapprochements bancaires, ainsi que d’autres tâches.
  • L’Appui budgétaire de Manille confirme les examens des financements de projet, gère l’exercice annuel de versement des indemnités de cessation de service, et introduit les données relatives au budget des projets dans PRISM.
  • L’Unité d’appui à la trésorerie de Manille traite les paiements et les demandes de financement émanant des bureaux extérieurs, ainsi que le paiement des compagnies aériennes et des demandes de remboursement de frais médicaux, facilite les transferts de paie pour les fonctionnaires internationaux du monde entier, résume les soldes quotidiens des comptes bancaires, gère une base de données de tous les comptes bancaires de l’OIM, et traite l’ensemble des paiements se rapportant aux opérations menées aux Philippines. 
  • L’Équipe de soutien central à PRISM gère toutes les données de référence dans PRISM en étroite concertation avec la Division de la comptabilité et de l’information financière, et veille à la cohérence et à l’exactitude des données de référence pour faciliter l’établissement de rapports financiers généraux et spécifiques.
  • L’Unité d’appui comptable régional valide les comptes des bureaux extérieurs, examine les comptes, suit et épure les comptes d’attente, effectue les rapprochements bancaires, examine et approuve les rapports financiers aux donateurs, et examine les fiches de paie. Elle contribue en outre à la coordination de la clôture des projets et, le cas échéant, fournit aux bureaux extérieurs des conseils comptables et un soutien à la vérification.
  • L’Unité d’appui en cas de crise des Services financiers de Manille, en étroite coordination avec l’Unité d’appui en cas de crise du Département de la gestion des ressources, aide les bureaux à répondre aux situations d’urgence et aux crises en surveillant la situation financière, en prêtant son concours en matière de gestion des ressources, en promouvant le renforcement des capacités, en surveillant l’allocation et le remboursement des prêts accordés au titre du Mécanisme de financement des situations d’urgence migratoires et du Compte d’opérations d’urgence, en fournissant des avis immédiats et en veillant à une intervention rapide.
  • L’Unité d’appui financier et de surveillance des projets du Fonds de l’OIM pour le développement, en étroite coordination avec l’Unité du Fonds au Siège, contribue à l’administration générale du Fonds en surveillant, de bout en bout, les projets qu’il finance à l’échelle mondiale, en apportant un soutien technique pour des questions financières et administratives, et en promouvant l’efficacité financière et la bonne utilisation des fonds des projets conformément aux politiques établies.
  • L’Unité de l’amélioration des processus administratifs et de l’assurance qualité, en étroite coordination avec la Division de la comptabilité et de l’information financière et d’autres unités compétentes, contribue à l’élaboration et à la mise en oeuvre des plans d’amélioration des processus administratifs et des stratégies en matière d’assurance qualité concernant les fonctions comptables et d’établissement de rapports financiers, en application des politiques et procédures comptables de l’Organisation. Elle est également chargée de mener des projets spéciaux destinés à améliorer l’efficience et l’assurance qualité de processus et systèmes existants.
Unité de gestion des ressources humaines de Manille

L’Unité de gestion des ressources humaines de Manille apporte un appui en matière d’administration des ressources humaines pour tout le personnel de la catégorie des administrateurs du monde entier ainsi que le personnel de la catégorie des services généraux du Siège. Elle est chargée du recrutement, de l’administration du personnel, et de la paie de tous les membres du personnel de la catégorie des administrateurs et du personnel des services généraux du Siège, ainsi que de la fourniture de services administratifs se rapportant à la santé du personnel et au perfectionnement et à l’apprentissage du personnel.

Division des réinstallations et de la gestion des mouvements

La Division des réinstallations et de la gestion des mouvements, composée de la Section de règlement des factures des compagnies aériennes, de l’Unité de soutien aux systèmes dédiés aux mouvements et de la Section de surveillance des données, est chargée de gérer le Site d’appui aux mouvements, qui est le pôle de référence pour tout le personnel des opérations du monde entier, d’expédier le règlement des factures des compagnies aériennes, de surveiller les remboursements, de déceler les anomalies liées aux billets d’avion non utilisés, etc.. Elle recueille en outre les statistiques sur les mouvements des bureaux extérieurs, et vérifie la pertinence des systèmes existants dédiés aux mouvements et aux migrations.

Unité de gestion des ressources

L’Unité de gestion des ressources est composée de six sections – Suivi des projets, Services communs, Achats locaux et logistique, Voyages du personnel, Ressources humaines locales et Sommes à payer. L’Unité de suivi des projets fournit un appui en matière d’établissement des budgets, ainsi que d’analyse et de rapports financiers pour certains programmes et projets mondiaux, tels que le Programme de réinstallation aux États-Unis, le Programme des administrateurs auxiliaires, les centres de demande de visa pour le Canada et le Royaume-Uni, le Programme d’aide aux familles de l’Allemagne, et les programmes de lutte contre la traite et d’autres programmes. Les autres sections chargées de la gestion des ressources fournissent essentiellement un appui administratif à toutes les unités du Centre administratif de Manille.

Unité de recherche et des publications

L’Unité de recherche et des publications fournit un appui à la production des principales publications de l’OIM en exécutant les tâches suivantes : édition, présentation et conception descouvertures, coordination avec les imprimeurs, diffusion des publications aux bureaux extérieurs, envoi d’alertes électroniques sur les nouvelles publications, et gestion de la page des publications de l’intranet ainsi que de la rubrique de la librairie en ligne du site Web de l’OIM.

Unité de Manille du Bureau de la sécurité du personnel

L’Unité de Manille du Bureau de la sécurité du personnel collabore étroitement avec l’UNDSS et le système de gestion de la sécurité des Nations Unies et d’autres parties prenantes chargées de la sécurité. Elle suit directement les questions touchant à la sûreté et à la sécurité du personnel et des bureaux de l’OIM dans le monde entier, ainsi qu’à la protection des avoirs ou toute autre question connexe susceptible de ternir la réputation de l’Organisation, et fournit des conseils sur toutes ces questions.

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International Organization for Migration (IOM)
Manila (Global) Administrative Centre
25th Floor, Tower 6789, Ayala Avenue, Makati City, Philippines 
Tel: +63 2 8230 1999
E-mail: mac@iom.int