Centres administratifs

Centre administratif de Manille

Le Centre administratif de Manille est le centre administratif mondial de l’OIM basé aux Philippines. Il offre une gamme de services administratifs, principalement dans le domaine des ressources humaines, des finances, de la passation des marchés publics, des communications en ligne et de la technologie de l’information.

L’Unité de passation des marchés publics hors Siège apporte une aide dans le domaine des achats en vue de répondre aux besoins opérationnels et administratifs dans les domaines suivants : a) soutien technique et recommandations concernant les procédures de passation de marchés publics à l’intention des bureaux extérieurs de l’OIM ; b) examen et approbation des documents de passation des marchés ; c) achat d’articles et fourniture de biens et de services en temps opportun, et de manière efficace, commode et transparente ; et d) gestion des avoirs et respect des accords avec les fournisseurs du monde entier. L’Unité de passation des marchés publics hors Siège observe et promeut les meilleures pratiques en matière d’achats, conformément aux principes établis de passation des marchés publics hors Siège. Elle veille en outre à la qualité et à la sûreté des biens et des services en effectuant des contrôles appropriés et en enregistrant les informations.

L’Unité d’appui mondial aux questions de santé dans le contexte migratoire fournit au Siège, aux bureaux extérieurs et aux donateurs de l’OIM un appui général concernant les questions administratives et financières, les statistiques, les rapports, les recherches, l’informatique sanitaire et la gestion des connaissances, afin de faciliter le suivi et l’harmonisation et d’accroître l’efficacité et la qualité des programmes de migration et santé mis en oeuvre dans le monde entier.

Le Centre des services de technologie de l’information et des communications assure un soutien en matière de technologie de l’information et de communications à l’échelle de l’Organisation, en fournissant dans le monde entier des services 24h/24 et sept jours sur sept, et en dotant le personnel de l’OIM des outils et des technologies dont il a besoin pour travailler avec efficacité. Il est l’interlocuteur désigné des bureaux extérieurs de l’OIM pour toutes les questions relatives à la fourniture de services informatiques et au soutien en matière de technologie de l’information et de communications. Il définit des normes et des solutions informatiques, facilite le développement et le soutien de PRISM et d’autres applications, telles que MiMOSA (Application relative aux systèmes opérationnels et de gestion des migrants) ou iGATOR (Integrated Global Airlines Ticket Order Record).

L’Administration des pensions de l’OIM est chargée de toutes les questions se rapportant à la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies (CCPPNU) et fournit des services à cet égard. Elle joue le rôle de centre de liaison pour la CCPPNU, les bureaux extérieurs affiliés et les membres du personnel qui participent à la Caisse. L’Administration des pensions de l’OIM est chargée, en outre, des tâches suivantes : enregistrement, traitement des documents, suivi des données, présentation de rapports, et interprétation des Statuts et règlement de la CCPPNU. Elle assure en outre le secrétariat du Comité des pensions du personnel.

Les Services financiers de Manille apportent aux bureaux extérieurs de l’OIM un appui en matière de gestion comptable, budgétaire et financière, et de gestion de la trésorerie. Ils sont composés des unités suivantes :

  • L’Appui comptable central contribue à l’établissement de rapports de gestion financière et de rapports spéciaux aux donateurs ainsi qu’à la clôture des comptes en fin de mois et en fin d’exercice, examine les sommes à recouvrer et les comptes de produits, traite les demandes de remboursement de frais de voyage, effectue les rapprochements bancaires, et s’occupe de l’établissement des factures et des rapports pour le programme de réinstallation canadien.
  • L’Appui budgétaire de Manille confirme les examens des financements de projet, gère l’exercice annuel de versement des indemnités de cessation de service, et introduit les données relatives au budget des projets dans PRISM. En outre, elle apporte un appui en matière d’établissement du budget et de présentation de rapports financiers au Centre administratif de Manille et pour les projets basés à Manille.
  • L’Unité d’appui à la trésorerie de Manille traite les paiements et les demandes de financement émanant des bureaux extérieurs, ainsi que le paiement des compagnies aériennes et des demandes de remboursement de frais médicaux, facilite les transferts de paie pour les fonctionnaires internationaux du monde entier, résume les soldes quotidiens des comptes bancaires, gère une base de données de tous les comptes bancaires de l’OIM, et traite l’ensemble des paiements se rapportant aux opérations menées aux Philippines.
  • L’Equipe de soutien central à PRISM gère toutes les données de référence des projets dans PRISM en étroite concertation avec la Division de la comptabilité, et veille à la cohérence et à l’exactitude des données de référence pour faciliter l’établissement de rapports financiers généraux et spécifiques.
  • L’Unité de suivi des projets fournit un appui en matière d’établissement de budgets, d’analyses et de rapports financiers pour certains programmes/projets mondiaux dans des domaines tels que la réinstallation aux Etats-Unis, la santé dans le contexte migratoire, la sécurité du personnel, la lutte contre la traite, et le Fonds de l’OIM pour le développement.
  • L’Unité d’appui comptable régional valide les comptes des bureaux extérieurs, examine les comptes, suit et épure les comptes d’attente, effectue les rapprochements bancaires, examine et approuve les rapports financiers aux donateurs, et examine les fiches de paie. Elle contribue en outre à la coordination de la clôture des projets et, le cas échéant, fournit aux bureaux extérieurs des conseils comptables et un soutien à la vérification.

L’Unité de gestion des ressources humaines de Manille assure l’administration des ressources humaines concernant tout le personnel international (fonctionnaires) ainsi que le personnel des services généraux (employés) du Siège. Elle est chargée du recrutement, de l’administration du personnel, et de la paie des fonctionnaires et du personnel des services généraux du Siège, ainsi que de la fourniture de services administratifs se rapportant à l’assurance maladie et aux autres assurances.

L’Unité de soutien aux systèmes dédiés aux mouvements, composée de la Section de règlement des factures des compagnies aériennes et de l’Unité des données et des statistiques, est chargée de gérer le Site d’appui aux mouvements, qui est le pôle de référence pour tout le personnel des opérations du monde entier, d’expédier le règlement des factures des compagnies aériennes, de suivre les remboursements, de déceler les anomalies liées aux billets d’avion non utilisés, etc. Elle recueille en outre les statistiques sur les mouvements des bureaux extérieurs, et examine la pertinence des systèmes existants sur les mouvements et les migrations.

L’Unité de recherche et des publications fournit un appui à la production des principales publications de l’OIM en exécutant les tâches suivantes : édition, présentation et conception des couvertures, coordination avec les imprimeurs, diffusion des publications aux bureaux extérieurs, envoi d’alertes électroniques sur les nouvelles publications, et gestion de la page des publications de l’intranet ainsi que de la rubrique de la librairie en ligne du site web de l’OIM.

L’Unité de sécurité du personnel collabore étroitement avec l’UNDSS et son système de gestion de la sécurité et d’autres parties prenantes chargées de la sécurité. Elle suit directement les questions touchant à la sûreté et à la sécurité du personnel et des bureaux de l’OIM dans le monde entier, ainsi qu’à la protection des avoirs ou toute autre question connexe susceptible de ternir la réputation de l’Organisation, et fournit des conseils sur toutes ces questions.

L’ancienne Unité de gestion des sites Internet et intranet et des contenus multimédias a été réorganisée comme suit :

a) Unité de la communication en ligne, chargée de formuler des stratégies de communication en ligne, et de gérer le contenu rédactionnel des sites Internet externes de l’OIM et les voies de communication en ligne ; et

b) l’Unité de gestion des documents et de l’intranet, chargée du système de gestion des documents et de l’intranet de l’OIM, qui incorpore l’Unité d’information sur les projets, la source institutionnelle de toutes les informations sur les projets en cours et passés qui suit l’élaboration des projets de l’OIM dans le monde entier.  

Centre administratif de Panama

Le Centre administratif de Panama fournit une gamme de services administratifs, décrits ci-après.

L’Unité des réseaux et des systèmes fournit un soutien technique et des services d’assistance à tous les bureaux extérieurs de l’hémisphère occidental.

Les Services comptables de Panama fournissent un soutien aux bureaux extérieurs de l’hémisphère occidental, en les conseillant sur les procédures comptables, en examinant et en approuvant les rapports financiers aux donateurs, et en vérifiant la conformité avec les contrôles internes. Ils traitent et valident les transactions comptables des projets FONAPAZ (Fonds national pour la Paix) au Guatemala.

L’Unité d’appui au personnel de terrain fournit des conseils et des services se rapportant à la gestion du personnel des structures hors Siège du monde entier de la catégorie des services généraux. Elle est responsable de la gestion de la base de données centralisée de PRISM pour les employés, du contrôle de la conformité avec les règles de ressources humaines, de la fourniture d’un soutien et de conseils techniques aux bureaux extérieurs, et de la rédaction de rapports selon les besoins.

L’Unité des soins de santé et d’assurance maladie et l’Unité de traitement des demandes de remboursement des dépenses médicales sont chargées du traitement et du remboursement des demandes médicales, et procèdent à l’évaluation de la santé professionnelle du personnel des services généraux en poste dans l’hémisphère occidental et en Afrique. L’Unité des soins de santé et d’assurance maladie de Panama est également chargée d’apporter un appui aux bureaux extérieurs d’Afrique et des Amériques.

L’Unité de réponse et de préparation aux situations d’urgence fournit un appui technique spécialisé à tous les bureaux de l’hémisphère occidental.

L’Unité de sécurité du personnel fournit aux bureaux de la région des conseils et un appui dans le domaine de la sécurité.